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◆規約に外部専門家の氏名を明記せず、将来的な管理者の交代が円滑に行える仕組みを整備することが望ましい
◆管理者の任期はたとえば原則1年とし、毎年の通常総会で適格性を定期的に確認する
◆管理者の解任・辞任に備えて円滑な引継ぎや運営継続を確保するための期間や代行体制を規定しておく
前回に引き続き、区分所有者以外の外部専門家が管理者となる「外部管理者方式」についてみていきたいと思います（国土交通省作成のマンション標準管理規約（単棟型）の別添１のほか、令和６年６月改訂「マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン」が参考になります（以下「令和６年６月改訂ガイドライン」といいます。www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/content/001746827.pdf）。
管理者の権限に関する前回のお話に補足したうえで、外部管理者方式において管理規約を作成する際に注意するべき事項をお話しします。
管理者の権限について、前回、以下のお話をしました。
『法律上、管理者は集会決議を実行し、管理規約に基づく行為を行う権利・義務を有し、委任契約における受任者の立場に立つので、管理者の権限や責任を明確にするため、管理者業務委託契約書を作成しておくことが望ましい。契約書には、業務内容、権限範囲、報酬、契約期間、解除条件など、必要な事項を明示して定め、管理組合と候補者間で十分に協議したうえで締結することが求められる。』
これに補足しますと、令和６年６月改訂ガイドラインで次の主旨が述べられています。
・外部専門家が管理者となる場合も、業務内容は管理規約・細則に基づく必要があるので、特に通常業務の一部を除外する場合は、その範囲を詳細に定めることが重要
・たとえば、官公署や町内会などとの渉外業務を対象外とする場合、地域防災への対応や資産価値向上の活動に支障が生じるおそれがあるので、渉外業務を管理者が担うか否か、その場合の実施体制を管理規約や細則で明確に定めておくことが望ましい
ここからは、外部管理者方式において管理規約を作成する際の注意点についてお話しします。
令和6年6月改訂のガイドラインを参考にしますと、以下の点に留意することが重要です。
具体的な条項案は、同ガイドラインをご参照ください。
まず、管理者の選任・解任についてです。
管理規約に外部専門家の氏名を明記すると、管理者の変更に際し特別決議が必要となり、変更のハードルが高くなるおそれがあります。そのため、将来的な管理者の変更や外部管理者方式の終了を想定し、次期管理者を円滑に選任できる仕組みを規約の中で整備しておくことが望まれます。
次に、管理者の任期についてです。
外部専門家の任期を管理規約で明確に定めることが適切です。この任期は、通常、管理者業務委託契約書における契約期間と一致させることが望まれます。
また、区分所有者が管理者としての適格性を定期的に審査できる体制を確保する観点から、任期は原則1年とし、毎年開催される通常総会において、管理者の再任・不再任の決議を行うことが望まれます。これにより、管理者への業務委任を継続するかどうかを定期的に確認できます。
さらに、再任議案が否決された場合や管理者が辞任を申し出た場合には、退任が決定した後も、一定期間（少なくとも3か月程度）は職務を継続できるよう規定しておくことが適切です。これにより、円滑な引継ぎと管理組合の運営継続を確保できます。
一方、解任議案が可決された場合には、管理組合と管理者との信頼関係が失われていると考えられるため、速やかに管理者の地位を失わせるのが妥当です。この際には、監事が一時的に管理者の職務を代行することが想定されます。
参考になれば幸いです。
