内部通報者に不利益を与えないための方策
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<ポイント>
◆匿名性保持に配慮し、通報者探しや嫌がらせの禁止を徹底する
◆会社として通報者に不利益を与えないと宣言、保証する
◆「見て見ぬふりは許されない」との内部通報義務を明確にする

内部通報をする社員には実際問題かなりの勇気がいります。自分が通報したことがわかれば、周囲の同僚や上司、経営陣などから冷たい視線を向けられたり、嫌がらせを受けたりしないか、極端な話、経営陣の逆鱗に触れ解雇されはしないか、などの不安があります。そして、それが通報を躊躇させる原因になることもあるでしょう。
たしかに、従来の日本の企業風土のもとではそのようなリスクがあることは否定できません。取締役会や一般的会議においても同様の理由で批判的意見が出にくい傾向があるのですから。
しかし、本連載のテーマである「内部通報制度の活性化」の観点からはそれでは困ります。そのような社員の不安、躊躇を取り除いて、内部通報をしやすくする必要があります。
そのためには、この制度の運用や環境作りに様々な工夫、仕組みを施さなければなりません。
以下では、そのためのいくつかの方策について解説します。

1 匿名性を尊重・保持するための配慮を行う
前回も解説したように、内部通報制度の適切な運用という点からは匿名による通報は好ましくありません。しかし、通報者は多くは匿名による通報を望みますし、その理由、動機も理解できます。
そこで、「社外窓口(弁護士)には顕名で、会社には匿名で」というルールを原則とするとともに、それだけではなく、通報窓口やその後調査等にあたる関係者等はできるかぎり通報者が特定されないような配慮をすることです。そして、そのことをルール上明確にしておくことです。
なお、調査の過程でのアイデア、テクニックはほかにもあります。その項でさらに追加の解説を行います。

2 通報者探しを禁止するルールを明確にする
 風通しの悪い職場、内部通報の原因を作るような職場においては、誰かが内部通報をしないかと過敏になっていることが少なくありません。そして、コンプライアンス担当部署などが調査を始めたりすると、躍起になってその「通報者捜し」を始めるものです。
そういうことをさせないため、あらかじめその種の行為を禁止するようにし、それをルール上明確にしておくことです。

3 関係者に秘密保持の誓約書を提出させる
通報受理後、調査等が開始されますが、その段階でヒアリングを受けた社員等に対して、調査が行われている事実、ヒアリングを受けた事実などについて他言しないように指示し、その旨の誓約書を取っておくことです。
このことにより、「通報者捜し」も阻止できるし、調査の過程での情報流出を食い止める効果も期待できます。

4 「通報者に嫌がらせなどを行ってはならない」という規範を徹底する
通報者が誰かがわかると、周囲はその通報者に白い目を向けたり、会話を避けたり、ときにはもっと露骨にいじめ行為を行うことがあります。これは、職場の規律違反ですから、明確にそれを禁止するとともに、管理職は自らその自覚を持つとともに、部下を指導、監督しなければなりません。そして、そのような行為は、規律上も道徳的にも許されることではないという規範を職場で徹底させなければなりません。

5 会社として、「通報者に不利益を与えない」という宣言、保証を行う
通報者に対するいじめや冷遇は職場の限られた範囲だけで行われるとは限りません。会社ぐるみで、つまり会社の意思として、勤務評価を故意に下げたり、仕事を奪ったり、左遷したりすることもないわけではありません。
オリンパス事件がありました。長年裁判で争われた結果、会社のそのような行為があったこととその責任が認定されました。
同社は例外として、多くの企業はコンプライアンス経営を目指しています。そして、内部通報制度の活性化がそれに必要なことも理解されるはずです。そうであれば、これが有効に機能するために、通報者が内部通報を行ったことによって不利益を受けることのないような業務執行を行うことを全社員に保証すべきです。
これがあれば、内部通報者の躊躇する気持を勇気に変えることができます。
但し、会社が口先だけでなく、本気でこの方針を遂行しなければなりません。一度でも、一人に対してでもこれを裏切る事態を招来いたときは元の木阿弥、社員は会社を信用しなくなります。そして、保身のために「得にならない」内部通報を敬遠するようになります。

6 社員に「内部通報義務」があることを明確にする
すべての社員は、身辺に違法・不正行為またはそれと疑われる行為を察知した場合は内部通報制度によってそれを内部通報しなければなりません。それをしないのは、「見て見ぬふり」を決め込んでいる態度にほかなりません。それは、社員として一般的規範に反することですから、そのことを明確にすべきです。つまり、「見て見ぬふり」は許されない、というルールを明確にすることです。
これが実行されると、内部通報者に勇気を与えることにもなります。通報者は規範に従い、義務として通報したのであって、「密告」や「裏切り」などと呼ばれる理由はなく、それとなく感じて後ろめたさも払拭することができます。
その結果、「内部通報制度の活性化」をより促進する力にもなると考えられます。