分譲マンションにおける集会について

 木ノ島 雄介

2018年03月01日

<ポイント>
◆管理者(理事長)は少なくとも毎年1回招集しなければならない
◆一定の条件のもと区分所有者が集会を招集するよう請求可能または自ら招集可能
◆招集通知の方法も区分所有法や規約で定められている

まず、集会(マンション標準管理規約では「総会」とされています)を招集するのは誰かについてお話しします。
管理者は、少なくとも毎年1回招集しなければなりません(マンション標準管理規約では、「理事長」を区分所有法に定める管理者とする、毎年1回新会計年度開始以後2か月以内に招集しなければならない、と定められています。)。
また、区分所有法では、区分所有者の1/5以上で議決権の1/5以上を有するものは、管理者に議題を示して、集会を招集するよう請求できます。この「1/5」という割合は、所有者の頭数と議決権数のどちらについても規約でより小さく定めることができます。規約でより小さく定めれば(例えば「区分所有者の1/6以上で議決権の1/6以上を有するものは集会を招集するよう管理者に請求できる」と定めれば)、それだけ区分所有者が管理者に集会の招集を求める際のハードルが下がることとなります。
そして管理者が、招集するよう上記区分所有者から請求されたときに、2週間以内に、請求された日から4週間以内の日を会日とする集会の招集通知を発しなかったときは、請求した区分所有者が集会を招集できます。

次に、招集通知についてお話しします。
区分所有法では、集会の招集通知は、会日より少なくとも1週間前に、各区分所有者に発送しなければならないと定められています。この期間は規約で長くしたり短くしたりできます。マンション標準管理規約では「少なくとも会議を開く日の2週間前・・までに・・通知を発しなければならない」と長く定められています。
また、宛先については、区分所有者が管理者に対し、招集通知を受けるべき場所を通知したときはその場所に、招集通知を受けるべき場所を通知しなかったときは専有部分の所在地に、招集通知を発すればよいとされています。
さらに、規約に特別の定めがあれば、建物内に住所を有する区分所有者や通知を受けるべき場所を通知しない区分所有者に対する招集通知は、建物内の見やすい場所に掲示しておこなうことができます。マンション標準管理規約でも、集会の招集通知は、対象物件内に居住する組合員および招集通知を受けるべき場所の届出のない組合員に対しては、その内容を所定の掲示場所に掲示することをもってこれに代えることができる旨定められています。そして「所定の掲示場所」については、マンション標準管理規約のコメントにおいて、「建物内の見やすい場所に設けるものとする」とされています。
なお、専有部分が数人で共有されているときは、共有者は議決権を行使する者を1人に決めなければならないところ、集会の招集通知はその者にすれば足ります。1人に決まっていないときは共有者の1人にすれば足ります。

参考になれば幸いです。