会社や上司が社員のEメールを無断で閲覧することは違法か

 梅本 弘

2002年05月01日

最近、会社におけるコンピュータ・ネットワークやEメールの利用はごく普通のことになっています。
社員の多くはこれを利用して社内の連絡や対外的折衝にあたっており、その効用は絶大です。
ところで、このようなEメールはときに社員の私的な目的のために利用されることがあります。
家族や友人との連絡やチャット(おしゃべり)などです。
会社内における私的な利用がどこまで許され、また会社や上司は社員のEメールを本人に無断で閲覧することができるか、これがここでの問題です。
ある会社の社員がメールを上司に無断で閲覧されたことにつき、それは違法であるとして、会社に対して損害賠償請求訴訟を行ったケースがあります。

コンピュータ・ネットワークやコンピュータそのものはもちろん会社の所有です。
会社から社員各人にコンピュータがあてがわれ、同時にEメールのドメインネームとパスワードが割り当てられます。
これを利用する目的が職務上の必要にあることは言うまでもありませんが、現実問題として、しばしば社員の私的な目的のために利用されるのです。
私的なEメールについては、会社が明確にそれを禁止している場合もあり、反対に許可している(ときにはEメールの熟達のため奨励している)場合もあり、またどちらとも明確にしていない場合もあります。
いずれの場合も、社員からすれば、私的なEメールは会社や上司に勝手に閲覧されたくないのは当然です。
ときにはプライバシーの侵害になることもあります。
他方、会社や上司の立場からすると、社員のEメールが私的目的に多用されていないかどうか、それに時間を費やしすぎて仕事がおろそかになっていないかどうか、また(故意か無意識かは別として)企業機密の漏洩にあたるような交信を外部としていないかどうか、などをチェックするため、また、ウィルスが付着していないかどうかをチェックするため、社員のEメールを本人に無断で閲覧することがあります。
個人の思想信条を調査するためや交友関係を興味本位でさぐる目的などで無断閲覧することはもちろん正当化されませんが、そういう場合でなければ、会社や上司は各社員のEメールの交信状況を調査し、またその内容を閲覧することは基本的に許されるものと考えられます。

ところで、会社は就業規則その他の社内規則でEメールの私的使用を禁止することが可能でしょうか。
基本的にそれは可能であると考えられます。むしろそのように明確にしておくべきであると考えられます。
ただし、社会生活上最低限必要な外部との連絡のために、職務の妨げにならない範囲内で行う受発信は、会社の電話機と同様、社会通念上許容されていると言えますから、その程度の私的使用であればそれを咎めることはできないと考えられます。
逆に言えば、会社がEメールの私的使用を積極的に禁止していなくても、この範囲を逸脱するような私的使用は当然許されないと言うべきです。
なぜなら、機械やシステムは会社の所有であり、かつ勤務時間内に行うことだからです。
それが困るのであれば、個人所有のコンピュータで休憩時間に交信すればよいのです。

次に、会社や上司は社員のEメールの交信内容を本人に無断で閲覧することができるかどうか。
これに関し、前記訴訟の東京地裁判決(平成13年12月3日)は、Eメールにおけるプライバシー保護の範囲は広くなく、会社や上司による無断閲覧は基本的に許される、と判示しました。
このケースでは私的使用の禁止が徹底されておらず、また会社が閲覧することがあるということを社員に事前に知らせてもいませんでした。
このような場合でも会社や上司は社員のメールを無断で閲覧することが許されるとすれば、私的使用の禁止のルールを明確にし、また会社や上司が必要と認めたときは無断でメールを閲覧することがある旨を事前に社員に周知させておけば当然閲覧は許容されることになります。
ただし、この判決が言っているように、職務上メールやその社員の勤務態度を監視する立場にない者にまで閲覧権があるとは言えず、また合理的な必要性がないのに個人的な好奇心など不純な動機のもとに閲覧することも許されないと言うべきです。
さらに前述したような基本的人権(プライバシーも含む)の侵害となるような閲覧も許されません。

なお、社員のEメールを閲覧したり監視したりする場合は、恣意的な閲覧、不純な動機による閲覧でないことを事前にはっきりさせておくために、社内の管理・人事部門などに事前にその旨を連絡したうえで行うのが好ましいと言えます。
また、第三者から社員個人宛に私的な内容のメールが送られてきた場合、それが不適切な内容であれば、会社として発信者に警告を発し、同時に名宛人たる社員にも注意を与えることが可能かつ必要と思われます。
ただし、本人に閲覧させずに管理者において消去するのは適当ではありません。
内容次第では、本人にその内容を知る権利があり、また本人の身の安全にかかわることもあり得るからです。